Делегування без страху: як правильно передати функції та підвищити ефективність команди

Делегування — це не право, це обов’язок. На цьому наголошує Олексій Макарюк, експерт з розвитку та трансформації бізнесу під час виступу в центрі підтримки підприємців Дія.Бізнес у Луцьку. Як CEO в RGM group, практикуючий підприємець і ментор, Олексій розглядає делегування як ключ до успішного управління і розвитку бізнесу.

Розуміння делегування

Делегування — це процес передачі функцій від керівника до підлеглого з необхідними повноваженнями та відповідальністю. Делегування є однією з найважливіших функцій керівника. Професійний керівник повинен делегувати постійно.

Фази делегування

Олексій виділяє такі фази делегування керівника:

Фаза 1. Керівник виконує роботу, паралельно описує бізнес-процеси, навчає підлеглого цій роботі і делегує йому ці повноваження.

Фаза 2. Керівник делегував повноваження, спостерігає зверху і контролює діяльність, а сам зосереджується на виконанні важливих функцій — стратегування, управління ризиками та ліквідністю.

Фаза 0. Керівник виконує роботу самостійно — не делегує. 

Чому делегування важливе?

Ефективне використання часу

Безпосередньо сам процес делегування займає набагато більше часу, ніж виконання цієї функції. Правильно делегована функція у довгостроковій перспективі вивільняє час керівника для виконання стратегічних завдань і забезпечує ефективне використання ресурсів.

Розвиток команди

Підвищення компетенцій співробітників, отримання нових навичок і досвіду сприяють їхньому професійному зростанню. Делегування допомагає створити середовище, де підлеглі можуть самостійно управляти процесами та вдосконалювати свою роботу.

Коли бізнес розвивається і з’являються нові функції, делегування стає необхідним для ефективного управління і виконання важливих завдань.

Делегування не лише полегшує завантаження керівника, а й дозволяє підлеглим рости і розвиватися. Підвищення їхньої відповідальності покращує загальну продуктивність команди, а також сприяє створенню ефективних робочих процесів.

Делегування — це один з інструментів керівника, немає делегування — немає професійності. 

Зазвичай, делегувати можна такі процеси (функції): бізнес-процес (функцію) повністю; частину бізнесу-процесу (частину функції); сукупність бізнес-процесів (в т.ч. посаду повністю). Виключенням є такі процеси (функції), які притаманні лише конкретній посаді, але це більше виключення, ніж правило.

Розробка ідеології компанії — єдине, що не може делегувати власник бізнесу!

Основні причини, чому керівники не делегують: не вміють (не знання технології делегування); немає конфронту (відсутність ступеня прийняття); «Хочеш зробити добре — зроби це сам»; недовіра до підлеглих, бояться «конкуренції»; «це має бути терміново зроблено»; вважають, що ці функції не можна делегувати.

Процес делегування

Порядок дій керівника при делегуванні:

Прийняття рішення про делегування

Визначити мету делегування, обрати функцію, яку будемо делегувати, провести хронометраж і визначити час на виконання цієї функції.

Підготовчий етап керівника до делегування

Скласти опис функції або посади / описати бізнес-процес: мета, продукт; метрики / статистики / ключові показники і т.п.; лінії управління; аналіз по продукту; обов’язки (за всіма напрямками); комунікації (за всіма напрямками); інструменти, файли, програми; розклад; помилки та успішні дії; додатки (бланки, інструкції, схеми і все інше, що стосується цієї функції); (за потреби — підготувати відповідне робоче місце).

Проведення інтерв’ю з підлеглим 

З’ясувати, чи є можливість делегувати функцію саме цьому співробітнику, отримати від нього згоду на виконання цієї функції, переглянути умови оплати праці та призначити час делегування.

Передача функції

Провести передачу функції за таким же алгоритмом, як вона описана, скласти разом зі співробітником план роботи на 2 тижні, сповістити про зміну відповідального усіх зацікавлених осіб (включаючи контрагентів), контролювати виконання (2 тижні контролюємо спроможність виконувати функцію, решту часу контролюємо в фазі 2.).

Передача функції делегування обов'язкова процедура у таких випадках: при делегуванні функцій від керівника підлеглому; при наймі нових співробітників; при заміні співробітника на час, наприклад, на час лікарняного або відрядження; для оновлення знань, наприклад, при виході з декретної відпустки.

Співробітнику, якому делеговано функцію важливо дотримуватись чіткої формули для забезпечення ефективної комунікації та продуктивності. 

По-перше, новий відповідальний має здобути знання про функцію, що передається, включаючи всі лінії комунікації, зазначені в описі. Необхідно, щоб усі учасники комунікаційних ліній були обізнані про його ім’я, посаду та обов’язки. Співробітник також повинен з’ясувати очікування та вимоги, що до нього ставляться, та виконати їх у межах встановлених правил. Важливо підтримувати та розвивати існуючі комунікаційні канали, збирати необхідну інформацію та забезпечувати, щоб вихідна комунікація була максимально ефективною. Постійне вдосконалення якості та кількості продукту є ключовим для досягнення успіху в новій ролі.

Помилки при делегуванні можуть бути, це нормально, усуньте їх і рухайтесь далі. Може бути недосконало описано функцію, це неприємно, але не проблема, доопрацюйте і рухайтесь далі. Якщо після передачі функції все стало набагато краще, не журіться, що це ви погано працювали, просто дійсно хтось може робити краще.

Слідкуйте за подіями центру підтримки підприємців Дія.Бізнес у Луцьку в соцмережах Facebook та Instagram.

Авторка: Ріта Смаглюк.